Sie verbringen Ihre Tage in Meetings. So gewinnen Sie Zeit zurück, ohne Ihr Team im Stich zu lassen.
Einladungen sortieren, die eigene Teilnahme klären und einen Regeltermin verändern: Formulierungshilfen und drei Schritte für morgen.
Stellen Sie sich einen gewöhnlichen Dienstag vor. Eine Teambesprechung, ein Projektlenkungskreis, ein Termin mit einer anderen Abteilung. Zwischen zwei Gesprächen öffnen Sie den Bericht, der am Freitag fertig sein muss. Sie lesen ein paar Zeilen. Schon beginnt das nächste Meeting.
Am Ende des Tages haben Sie über viel Arbeit gesprochen. Ihr Bericht ist kaum vorangekommen.
Diese Szene dient der Veranschaulichung. Wenn sie Ihrem Kalender ähnelt, beginnen Sie mit der nächsten Woche: Bei welchen Terminen können Sie Ihre Teilnahme neu abstimmen, und welchen Termin können Sie selbst verändern?
Das Ziel des ersten Versuchs: einen nutzbaren Zeitblock gewinnen und darin eine konkrete Aufgabe voranbringen.
Öffnen Sie Ihren Kalender und klären Sie Ihre Rolle
Nehmen Sie sich fünfzehn Minuten. Notieren Sie für jedes Meeting der nächsten Woche, was von Ihnen erwartet wird:
- Ich entscheide: Eine Entscheidung braucht meine Zustimmung.
- Ich trage etwas bei: Ich bringe Informationen oder Fachwissen ein, die für das Gespräch nötig sind.
- Ich informiere mich: Ich höre zu, um Entscheidungen und ihre Auswirkungen zu kennen.
Ein Meeting kann mehrere dieser Rollen verbinden. Prüfen Sie dann, bei welchem Teil Ihre Anwesenheit sinnvoll ist.
Beginnen Sie mit einer Einladung, die Sie vor allem annehmen, um informiert zu bleiben. Fragen Sie die organisierende Person, ob eine Zusammenfassung der Entscheidungen ausreichen würde. Manche Gespräche helfen auch, Zusammenhänge zu verstehen oder eine Arbeitsbeziehung zu pflegen. Prüfen Sie, was Ihnen fehlen würde, bevor Sie auf Ihre Teilnahme verzichten.
„Ich muss mit Bericht X bis Freitag vorankommen. Benötigen Sie in diesem Termin einen Beitrag oder eine Entscheidung von mir? Wenn ich hauptsächlich zur Information teilnehme, könnte ich stattdessen die Zusammenfassung der Entscheidungen lesen?“
Wenn Sie nur ein Thema betrifft, schlagen Sie vor, es zu Beginn zu behandeln und den Termin danach zu verlassen. Vereinbaren Sie das vorab: Wer ohne Erklärung geht, kann die anderen im Unklaren lassen.
Verändern Sie einen Termin, den Sie selbst organisieren
Wählen Sie einen Regeltermin, in dem alle nacheinander ihren Arbeitsstand vorstellen. Bitten Sie für das nächste Treffen darum, jeweils drei Punkte in der bereits genutzten gemeinsamen Unterlage festzuhalten:
- Was vorangekommen ist.
- Was blockiert ist.
- Welche Entscheidung oder Unterstützung gebraucht wird.
Kündigen Sie an, dass es im Meeting um Hindernisse und Anliegen geht, die ein Gespräch erfordern. Geben Sie den Beteiligten vorher Zeit, die Unterlage zu lesen.
Wenn niemand die schriftlichen Angaben liest und alles mündlich wiederholt wird, haben Sie eine zusätzliche Aufgabe geschaffen. Fragen Sie nach dem Versuch, was hilfreich war und was gefehlt hat.
Bei einem inzwischen rein informativen Termin können Sie auch vorschlagen, die nächsten beiden Treffen auszusetzen. Klären Sie, wo Schwierigkeiten gemeldet werden und wann Sie Bilanz ziehen. So prüfen Sie den Nutzen, ohne den Termin sofort endgültig abzuschaffen.
Wenn Ihre Teilnahme Pflicht ist, lassen Sie die Prioritäten klären
Sie bestimmen nicht über jede Einladung. Ein von Ihrer Führungskraft verlangter Gremientermin erfordert ein anderes Gespräch als ein Treffen, das Sie selbst organisieren.
Benennen Sie den konkreten Konflikt: den Termin, die erwartete Arbeit und die betroffene Frist.
„Mit den geplanten Gremienterminen und der nötigen Vorbereitung kann ich X bis Freitag nicht abschließen. Soll mich bei einem Termin jemand vertreten, soll ich den Umfang des Berichts reduzieren oder sollen wir die Abgabe verschieben?“
Bieten Sie Möglichkeiten an, die Sie tatsächlich umsetzen können.
Wenn Sie sich vertreten lassen, klären Sie den Auftrag: Was darf die Person entscheiden, wofür braucht sie Ihre Zustimmung und worüber soll sie Sie anschließend informieren? Prüfen Sie auch, ob sie die nötige Zeit hat. Ihre Überlastung auf jemand anderen zu verlagern, würde das Problem nicht lösen.
Nehmen Sie sich für morgen drei Dinge vor
Stimmen Sie Ihre Teilnahme an einem Termin neu ab. Verändern Sie ein Meeting, das Sie selbst leiten. Reservieren Sie die gewonnene Zeit anschließend für ein klar benanntes Ergebnis, etwa die Analyse für Bericht X abzuschließen.
Blocken Sie diese Zeit, sobald die Änderung vereinbart ist. Ein freies Kalenderfeld füllt sich leicht mit einer neuen Einladung.
Prüfen Sie in der folgenden Woche: Ist die Arbeit vorangekommen? Musste eine Entscheidung auf Ihre Antwort warten? Haben Sie das Meeting lediglich durch mehr Nachrichten ersetzt?
Behalten Sie bei, was funktioniert, und passen Sie an, was dem Team Schwierigkeiten bereitet.
Wählen Sie vor dem Schließen dieses Artikels die Einladung aus, auf die Sie anders antworten werden.
